Les cadres passent en moyenne 4 heures par semaine en réunion, soit 27 jours par an ! Pas sûr cependant que les avancées pour l’entreprise soient au rendez-vous. Afin de pallier les insuffisances de ce rituel collectif, voici donc venu le temps des réunions silencieuses, les « silent meetings », tout droit venues des States !
La réunion n’a plus la cote : mauvaise organisation, trop chronophage, trop de brouhaha stérile, trop de dispersion, pas assez d’efficacité… Elle est bien souvent un terrain de jeu où chacun doit subir la logorrhée des histrions de bureau. Un chiffre illustre ce désamour : seulement 12% des cadres considèrent que toutes les réunions auxquelles ils participent sont vraiment productives.
Mais comment changer les choses, ou plutôt les règles de ce rituel collectif ? Inspiré sans doute par les proverbes populaires « le silence est d’or » et « le temps, c’est de l’argent », Jeff Bezos, le patron d’Amazon, a revisité la formule des réunions avec l’objectif de les rendre plus productives et plus inclusives. D’autres enseignes, comme Square, ont aussi adopté et adapté le principe de ces « silent meetings ».
Silence, on clique !
Quel est le mode d’emploi de ces réunions silencieuses ? Un « silent meeting » ne s’improvise pas. La préparation est très importante. En amont, l’instigateur de la rencontre prépare un ordre du jour précis et un mémo rédigé de 4 à 6 pages. C’est le fameux « table read » qui expose la problématique de la réunion et qui sera la principale source de réflexion et de discussion.
Pour le nombre de participants, Jeff Bezos recommande de suivre la « règle des deux pizzas ». Rien de gastronomique toutefois dans cette règle qui sert juste à aligner le nombre souhaitable de participants sur le nombre de personnes (6 à 12) qui pourraient partager deux pizzas. Au-delà, la réunion perd en agilité et en réactivité.
Equipés de leurs PC, les participants se rassemblent autour d’une table, réelle ou virtuelle. Le calme s’installe, la parole est bannie. C’est parti pour 30 minutes de lecture silencieuse. Durant cette demi-heure à 0 décibel, les participants découvrent le document. C’est une sorte de brainwriting durant lequel chacun identifie les points clé, consigne ses idées et formalise ses arguments. Le silence sied à la concentration et à la réflexion.
Tout le monde s’exprime
La conversation peut ensuite s’engager. Le modérateur distribue la parole. Chacun va à l’essentiel et s’exprime sereinement, sans être interrompu. Les employés les plus discrets sortent de leur coquille ; les bavards ou les personnalités dominantes sont sous contrôle. La créativité et l’esprit d’initiative s’épanouissent.
On quitte la réunion avec les contributions de chaque participant. La séance laisse ainsi une trace écrite qui résulte d’une démarche collective, participative, ayant mobilisé l’ensemble des parties prenantes.
Au final, les réunions silencieuses favorisent l’émergence d’une culture où toutes les voix se font entendre et où toutes les idées sont prises en considération et débattues.