Avec le confinement qui dure, il faut tenir la distance. Les managers sont confrontés à une situation inédite : devoir manager des équipes à distance dans la durée. Les entreprises qui ont su intégrer le télétravail dans leurs pratiques quotidiennes sont celles qui sont les plus préparées. Mais de nombreuses entreprises se sont retrouvées confrontées, du jour au lendemain, à des managers non préparés, voire réticents, au télétravail et à des collaborateurs non équipés. Pour faire face à ce contexte hors norme, la direction Innovation de Malakoff Humanis partage ce kit pratique, composé de 8 conseils, pour mieux accompagner les télémanagers à engager durablement leurs collaborateurs confinés. Découverte.
Ce kit de bonnes pratiques a été élaboré au regard des nouveaux enjeux posés par le contexte du Covid-19 aux managers qui doivent constamment adapter leurs pratiques managériales.
Il est issu d’une enquête menée aux 4 coins du monde et enrichie de plusieurs sources :
- Des recherches sur les meilleures pratiques internationales en matière d’adaptation des pratiques managériales au télétravail.
- Des retours d’expérience de managers ayant vécu la même situation depuis décembre avec des collaborateurs basés en Asie.
- Des échanges avec des entreprises issues de différents secteurs, qui sont confrontées aujourd’hui à la même situation et qui ont partagé leurs réflexions sur le sujet.
Zoom sur les 8 conseils pour manager et engager ses équipes à distance.
Une communication rythmée de nouveaux rituels
S’il y a de grands principes communs de communication (une communication fréquente et bienveillante, une écoute active…), il n’existe néanmoins pas de formule magique.
Il est recommandé de convenir avec les équipes des nouvelles routines à instaurer qui viendront rythmer une communication bien cadencée et adaptée aux besoins de l’activité de l’équipe.
Les
fréquences
constatées
à date :
La culture de la vidéo first
L’usage de la vidéo pour les échanges avec les équipes, que ce soit en réunion individuelle ou réunion d’équipe, est recommandé en raison de plusieurs points positifs :
- Garder une forme de lien social grâce au contact visuel
- Capacité à observer la communication non verbale
- Inciter les participants à préparer ce moment d’échange et à s’habiller (surtout en période de confinement)
- Encourager les participants à mener la réunion à partir d’un endroit adapté et calme
Toutefois, un point de vigilance est à noter concernant l’usage de la vidéo pendant les échanges :
- Peut être considéré comme intrusif par les collaborateurs
- Risque de saturer un réseau qui est déjà fragilisé par un nombre de connexion plus élevé qu’en période ordinaire
La pratique de l’écoute active
Une écoute active permet de détecter les signes de mal-être et de fragilité :
- Des collaborateurs isolés
- des collaborateurs angoissés par le confinement
- des collaborateurs submergés par la vie familiale
Il ne faut pas hésiter à commencer les réunions à distance en partageant des sujets du quotidien. Cette proximité permet de renforcer les liens au sein de l’équipe, d’instaurer la confiance et de réduire les conflits.
Prendre le pouls de chacun via des appli dédiées ou tout simplement en posant la question permet d’identifier d’éventuelles difficultés rencontrées par l’équipe. Pour cela, il ne faut pas hésiter à évoquer des sujets concernant la vie quotidienne pour introduire les réunions ou même créer un espace en ligne pour discuter de sujets divers, ex. sport, films, livres, etc. ou simplement pour partager des photos de vacances, d’histoires drôles.
Cette proximité permet de renforcer les liens au sein de l’équipe, d’instaurer la confiance et de réduire les conflits.
De bonnes conditions de télétravail
Si de manière générale le recours au télétravail a des effets positifs sur les conditions de travail des collaborateurs (meilleure articulation entre vie professionnelle et vie privée, réduction des temps de trajet, horaires plus souples, plus grande autonomie…), il n’en reste pas moins qu’il représente également des risques qui peuvent impacter leur santé (isolement, durée et charge de travail excessives, frein au travail collectif, désynchronisation des horaires de travail, etc.).
Dans le cadre d’un télétravail qui s’inscrit dans la durée, il est important de s’assurer que les collaborateurs disposent des bonnes conditions de travail et de bons conseils en matière de prévention santé dans ces conditions particulières (ex. : comment adopter une bonne posture devant un ordinateur, comment reposer ses yeux des écrans, etc.).
Un management de proximité
Voici 4 dimensions managériales identifiées comme nécessaires dans le contexte de crise actuelle pour renforcer l’engagement et la motivation des équipes.
Un management souple et flexible
En ce temps de crise, il est fortement recommandé d’accorder un maximum de souplesse aux collaborateurs pour organiser au mieux leur vie pro et perso. Il est également important d’identifier les collaborateurs qui ne se sentent pas en mesure d’assurer de front les contraintes pro et perso ou ceux qui pensent ne pas pouvoir être efficaces à plus de 60% ou 80% de leur rendement normal, afin d’adapter les attendus et objectifs et organiser le travail de l’équipe en conséquence.
Il est important de revoir les priorités, distinguer l’urgent de l’important et donc apprendre à reporter ce qui peut l’être et à revoir le niveau d’exigence sans dégrader pour autant le niveau de qualité du travail rendu.
Une optimisation du temps de travail
En période de confinement doublée de gestion de crise, les réunions traditionnelles ont été remplacées par des visioconférences qui doivent être adaptées en termes de fond et de forme.
En effet, l’accumulation des visioconférences peut être contre-productive et avoir des impacts sur la santé en raison de l’effort de concentration important que cela nécessite (fatigue des yeux, maux de tête, saturation, etc.).
Pour plus d’efficacité, il est conseillé de réduire de moitié le temps des réunions pour les remplacer par des micro-réunions moins formelles et avec un ordre du jour encore plus clair, afin de favoriser l’agilité des équipes.
Une maîtrise des outils collaboratifs
Dans un contexte de travail à distance dans la durée, le recours aux outils collaboratifs devient crucial pour l’organisation du travail et la collaboration entre les équipes. Aussi, avec des infrastructures qui ne sont pas forcément conçues pour recevoir un tel volume de connexions simultanées, il est important d’adopter les outils selon les usages et besoins.
