Urgence de service, besoin d’un contact ou d’une information, consulter un document important…. Lorsqu’un de vos salariés est absent pour maladie, votre entreprise ne s’arrête pas pour autant ! Que cette absence soit courte ou longue, vous pouvez avoir besoin d’accéder à des emails ou des fichiers détenus par un salarié. Mais qu’avez-vous le droit de faire en pareille situation ?
Faut-il le rappeler, un salarié a le droit, même dans son travail, au respect de sa vie privée et au secret de ses correspondances privées (article 9 du Code civil et Article L 1121-1 du Code du travail). Cependant, dans une grande majorité des cas, la loi autorise l’accès aux emails et fichiers afin de permettre à l’employeur de poursuivre son activité sans pâtir d’un imprévu.
Attention danger : les emails « Personnels » ou « Privés »
En ce qui concerne les emails, seuls ceux portant la mention « Personnel » ou « Privé » ou stockés dans un répertoire portant ces mentions bénéficient d’une protection. Dans ce cas, l’employeur a interdiction de les consulter, même en présence du salarié (Cour de cassation, chambre sociale, 18 octobre 2006, pourvoi n° 04-48025 et Cour de cassation, chambre sociale 19 juin 2013 n°12-12.138). A défaut, l’employeur a par principe libre accès à l’ensemble des messages, même en l’absence du salarié.
Fichiers sur le poste de travail : professionnels par défaut
Les fichiers ont quant à eux, par défaut, un caractère professionnel. L’employeur peut donc les consulter librement. Attention toutefois aux fichiers identifiés comme personnels qui ne peuvent être ouvert par l’employeur qu’en présence de l’employé ou après l’avoir appelé pour lui demander l’autorisation (Cour de cassation, chambre sociale, 18 octobre 2006, pourvois n° 04-47400 et 04-48025).
Identifiant et mot de passe : l’employeur peut en exiger la communication
Quant à ouvrir une session de travail sur le poste du collaborateur absent ou se connecter à sa messagerie électronique, c’est également possible pour l’employeur. Si identifiants et mots de passe sont en principe confidentiels, l’employeur peut exiger qu’ils lui soient communiqués dans le cas où un salarié absent détient sur son poste des informations indispensables à la poursuite de l’activité de l’entreprise et où l’administrateur réseau n’est pas en mesure de fournir l’accès au poste de travail.